Laatst bijgewerkt: 11 juli 2026
1. Inleiding
Vaizy B.V. ("Vaizy", "wij", "ons" of "onze") biedt een projectbeheerplatform voor teams die meerdere projecten tegelijk draaien — inclusief mijlpaaltracking, team- en resourceplanning, financieel beheer, risicobeheer, budgetgezondheidsanalyses en AI-gestuurde inzichten via een op OpenAI gebaseerde assistent (de "Dienst"). Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer je vaizy.com bezoekt of de Dienst gebruikt, en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Door de Dienst te gebruiken ga je akkoord met dit privacybeleid.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Vaizy B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met accountregistratie, facturering, marketing en website-analytics. Voor persoonsgegevens die onze klanten via het platform indienen (projectdata, teamgegevens, financiële invoer, uploads, AI-gespreksinhoud) treedt Vaizy op als Verwerker namens de klant. Een Verwerkersovereenkomst (VOK) regelt deze relatie en is beschikbaar op vaizy.com/dpa. Contact: hello@vaizy.com
3. Welke informatie wij verzamelen
3.1 Informatie die je zelf verstrekt: — Accountgegevens (naam, e-mailadres, bedrijfsnaam) — Projectdata: mijlpalen, timelines, teamtoewijzingen, rollen, uurtarieven, financiële invoer, risicorecords en andere ingediende inhoud — AI-gespreksinhoud: prompts en context verzonden aan de AI-assistent — Communicatie en supportverzoeken 3.2 Automatisch verzamelde gegevens: — Gebruiksdata: gebruikte functies, tijdstempels, sessieduur — Apparaat- en logdata: IP-adres, browsertype, besturingssysteem — Authenticatiegebeurtenissen en beveiligingslogboeken — Analyticsdata via PostHog (EU-regio) en Google Analytics 3.3 AI-interactiedata: — Prompts en context ingediend bij de AI-assistent — AI-gegenereerde antwoorden en metadata (token-aantallen, verzoek-ID's) — Gespreksgeschiedenis opgeslagen in onze Supabase-database
4. Rechtsgrond voor verwerking (AVG)
Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden: — Contractuele noodzaak: om de Dienst te leveren en onze overeenkomst met jou na te komen — Gerechtvaardigd belang: platformbeveiliging, fraudepreventie, productontwikkeling en operationele monitoring — Toestemming: marketingcommunicatie en optionele analysefuncties — Wettelijke verplichting: fiscale, boekhoudkundige en regelgevende naleving
5. Hoe wij je gegevens gebruiken
— De Dienst leveren, beheren en onderhouden — AI-functies inschakelen, inclusief de projectassistent — Gebruikers authenticeren en rolgebaseerde toegangscontroles afdwingen — Platformprestaties, betrouwbaarheid en beveiliging monitoren — Analytics uitvoeren om het product te verbeteren — Met je communiceren over je account, updates en support — Voldoen aan wettelijke verplichtingen
6. AI-functies en gegevensbescherming
De Vaizy AI-assistent is gebaseerd op OpenAI-modellen en loopt via een server-side gateway. Wanneer je de AI-assistent gebruikt: — Worden je prompts en projectcontext via beveiligde server-side aanroepen naar OpenAI verzonden (niet via de browser) — Wordt AI-gespreksdata opgeslagen in onze Supabase-database met Row Level Security, zodat alleen jij je gesprekken kunt inzien — Is OpenAI contractueel beperkt van het gebruik van je gegevens voor modeltraining — Zijn AI-uitkomsten probabilistisch en kunnen onjuist zijn; je blijft verantwoordelijk voor het valideren van uitkomsten Wij passen geen geautomatiseerde verwerking toe die uitsluitend door AI rechtsgevolgen of soortgelijke significante effecten teweegbrengt.
7. AI-transparantie (EU AI-verordening)
Wij willen dat je precies weet wanneer je met AI werkt. De Vaizy-assistent, samen met de AI-inzichten en AI-samenvattingen die op het platform worden getoond, is een systeem voor kunstmatige intelligentie zoals gedefinieerd in de EU AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689). Wat dit voor jou betekent: — Je wordt altijd verteld wanneer inhoud door AI is gegenereerd. AI-functies zijn als zodanig gelabeld in het product. — De assistent bouwt voort op een AI-model voor algemene doeleinden van OpenAI. De tekst die het produceert is gegenereerd, niet opgehaald uit een geverifieerde bron, en kan onjuist zijn. — Vaizy is de aanbieder en gebruiksverantwoordelijke van deze AI-functie. OpenAI is de aanbieder van het onderliggende model. — Een mens houdt de regie. De assistent maakt signalen zichtbaar en beantwoordt vragen. Het neemt zelf geen besluiten over je projecten, je budgetten of je team. Jij bepaalt wat er daarna gebeurt. — De assistent is een algemeen hulpmiddel voor projectbeheer. Het is niet bedoeld voor, en mag niet worden gebruikt voor, besluiten die rechtsgevolgen of soortgelijke significante effecten voor een persoon hebben. Heb je vragen over hoe AI in Vaizy wordt gebruikt, neem dan contact op via hello@vaizy.com.
8. Gegevensdeling en subverwerkers
Wij delen gegevens alleen met vertrouwde subverwerkers die noodzakelijk zijn voor de werking van de Dienst: — Supabase (database, authenticatie, serverless functions, realtime) — EU-regio — OpenAI (AI-assistentverwerking) — VS, met EU-SCC's — Hetzner Online GmbH (hosting en infrastructuur) — EU-regio (Duitsland), via Coolify — Bunny.net (content delivery network) — EU, met wereldwijde edge-nodes — Mollie B.V. (betalingsverwerking en abonnementsfacturatie) — EU-regio — Lettermint (transactionele en productgerelateerde e-mail, verstuurd via SMTP) — EU-regio — PostHog (productanalytics en foutregistratie) — EU-regio — Featurebase (in-app helpcenter, support en Wat is er nieuw) — EU, met EU-SCC's waar van toepassing Alle subverwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten en bieden AVG-conforme waarborgen. De actuele lijst staat op vaizy.com/subprocessors. Voor vragen kun je contact opnemen via hello@vaizy.com.
9. Internationale gegevensdoorgiften
Waar persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, baseren wij ons op: — Standaardcontractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie — Adequaatheidsbesluiten waar van toepassing — Aanvullende technische waarborgen (versleuteling in transit en in rust) Dit geldt in het bijzonder voor doorgiften naar OpenAI, gevestigd in de VS.
10. Bewaartermijnen
— Account- en profielgegevens: bewaard zolang je account actief is en tot 90 dagen na verwijdering — Project- en platformdata: bewaard conform je contract of tot je verwijdering verzoekt — AI-gespreksdata: bewaard in je account en verwijderd wanneer je een gesprek of je account verwijdert — Beveiligings- en authenticatielogboeken: 30 tot 180 dagen bewaard — Factureringsgegevens: bewaard conform de Nederlandse boekhoudwetgeving (7 jaar) Je kunt verwijdering van je gegevens te allen tijde aanvragen via hello@vaizy.com.
11. Beveiligingsmaatregelen
Wij implementeren de volgende technische en organisatorische maatregelen: — TLS 1.2+ versleuteling voor alle data in transit — Versleuteling in rust voor Supabase-gehoste data — Row Level Security (RLS) op alle databasetabellen — Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) binnen het platform — Authenticatie via Supabase Auth met MFA-ondersteuning (TOTP) — API-sleutels en secrets opgeslagen in server-side omgevingsvariabelen — Productiewaarborgen om onbedoelde blootstelling en veelvoorkomende configuratierisico's te beperken — Server-side gateways voor AI- en integratieaanroepen Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Wij informeren je bij een datalek zoals vereist door de AVG.
12. Jouw AVG-rechten
Als je in de EER verblijft, heb je het recht om: — Inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over jou bewaren — Onjuiste of onvolledige gegevens te laten rectificeren — Verwijdering van je gegevens te verzoeken ("recht op vergetelheid") — Verwerking in bepaalde omstandigheden te beperken — Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang — Gegevensoverdraagbaarheid (je gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat) — Toestemming in te trekken waar verwerking op toestemming berust Neem contact op via hello@vaizy.com om je rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Datalekken
Bij een datalek informeren wij de betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens onverwijld, en uiterlijk binnen 72 uur nadat wij hiervan op de hoogte zijn geraakt, zoals vereist door AVG Artikel 33.
14. Privacy van kinderen
De Dienst is bestemd voor zakelijk gebruik door personen van 18 jaar en ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar.
15. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Wij informeren je over wezenlijke wijzigingen per e-mail of via een melding in de Dienst, en werken de datum bovenaan deze pagina bij.
16. Contact
Vaizy B.V. hello@vaizy.com vaizy.com